ERP-Einführung Checkliste für KMU: 12 Punkte vor dem Start
Eine ERP-Einführung gelingt, wenn Sie vor dem Start Ziele, Abläufe, Daten, Schnittstellen und Zuständigkeiten klären. Die folgende Checkliste fasst zwölf Punkte zusammen, die wir für KMU mit 1 bis 250 Mitarbeitenden für entscheidend halten. Sie gilt sowohl für Standardsoftware als auch für individuell gebaute Systeme.
ERP-Einführung Checkliste: Die 12 Punkte im Überblick
| Nr. | Thema | Kernfrage |
|---|---|---|
| 1 | Ziel | Was soll sich nach dem Projekt messbar verbessern? |
| 2 | Zuständigkeit | Wer im Unternehmen trägt das Projekt? |
| 3 | Abläufe | Wie läuft ein Auftrag heute tatsächlich? |
| 4 | Umfang | Was gehört in die erste Etappe? |
| 5 | Daten | Welche Daten werden übernommen und in welcher Qualität? |
| 6 | Schnittstellen | Welche Systeme müssen angebunden werden? |
| 7 | Rollen und Rechte | Wer darf was sehen und ändern? |
| 8 | Budget | Was kostet Einführung und laufender Betrieb? |
| 9 | Zeitplan | Welche Termine sind fix, welche flexibel? |
| 10 | Schulung | Wie wird das Team vorbereitet? |
| 11 | Go-live | Wie läuft die Umstellung, und was ist der Plan B? |
| 12 | Betrieb | Wer betreut das System danach? |
1. Ziel festlegen
Formulieren Sie in einem Satz, was besser werden soll, zum Beispiel: weniger Doppelerfassung, schnellere Angebote oder ein aktueller Überblick über alle Aufträge. Ohne Ziel lässt sich weder Software auswählen noch der Erfolg beurteilen.
2. Verantwortliche Person benennen
Eine Person im Unternehmen sollte entscheiden dürfen und den Alltag kennen. Sie beantwortet Fragen, sammelt Rückmeldungen und setzt Prioritäten. Das ist selten eine Vollzeitaufgabe, braucht aber feste Zeit im Kalender.
3. Abläufe aufnehmen
Beschreiben Sie, wie ein Auftrag heute vom Angebot bis zur Rechnung läuft, einschließlich der Umwege. Gerade die Sonderfälle zeigen, was das System können muss. Ein gemeinsamer Blick auf den Ablauf schafft dafür eine gemeinsame Grundlage, siehe Ablauf.
4. Umfang für die erste Etappe festlegen
Starten Sie mit dem Ablauf, der heute die meiste Zeit oder die meisten Fehler kostet. Alles Weitere kann in späteren Etappen folgen. Das reduziert Risiko und Kosten.
5. Datenübernahme planen
Klären Sie, welche Daten aus Excel oder dem Altsystem übernommen werden. Bereinigen Sie Dubletten und veraltete Einträge vorab. Mehr dazu im Beitrag Excel durch ERP ersetzen.
6. Schnittstellen klären
Listen Sie alle Systeme auf, mit denen das ERP-System Daten austauschen soll: Buchhaltung, Webshop, Bank, E-Mail. Buchhaltung und Lohnverrechnung bleiben in der Regel bei Ihrer Buchhaltungssoftware oder Steuerberatung. Das ERP-System übergibt Belege und Rechnungen dorthin. Siehe Schnittstellen und Integrationen.
7. Rollen und Rechte definieren
Legen Sie fest, wer Preise sehen darf, wer Aufträge freigibt und wer nur lesen soll. Je früher das feststeht, desto weniger Nacharbeit gibt es später.
8. Budget vollständig rechnen
Rechnen Sie nicht nur die Einführung, sondern auch den Betrieb. Bei Standardsoftware kommen Lizenzen pro Nutzer dazu, bei Individualsoftware das monatliche Paket. Die Preise finden Sie unter Preise.
9. Zeitplan mit Puffer
Planen Sie die Einführung nicht in die Hochsaison Ihres Geschäfts. Ein Puffer für Rückmeldungen des Teams ist realistischer als ein knapper Termin.
10. Schulung einplanen
Schulen Sie am echten Ablauf mit echten Daten. Kurze Einheiten pro Rolle wirken besser als eine lange Gesamtschulung. Planen Sie in den ersten Wochen nach dem Start eine enge Betreuung ein.
11. Go-live und Rückfallplan
Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem das alte System nur noch gelesen wird. Halten Sie einen Rückfallplan bereit, falls in den ersten Tagen ein Ablauf nicht funktioniert.
12. Betrieb und Weiterentwicklung klären
Software verändert sich mit dem Unternehmen. Klären Sie, wer Updates einspielt, Fehler behebt und kleine Änderungen umsetzt. Mehr dazu unter Betrieb und Weiterentwicklung.
Standard oder individuell: Was ändert sich in der Checkliste?
Die Punkte gelten für beide Wege. Unterschiede gibt es bei Punkt 4 und 8:
- Standardsoftware: Sie prüfen, wie viel Anpassung nötig ist, und rechnen Lizenz pro Nutzer ein. Die Auswahl ist schneller, die Anpassung kann teuer werden.
- Individualsoftware: Am Anfang steht ein kostenloses Demo-Produkt, danach folgen Testwoche und Paket. Die Passung ist höher.
Eine Entscheidungshilfe finden Sie im Beitrag Individualsoftware oder Standard-ERP.
Typischer Zeitplan einer Einführung
Die folgende Aufstellung zeigt, wie wir ein Projekt bei einem individuell gebauten System gliedern. Bei Standardsoftware verschieben sich die Anteile, die Reihenfolge bleibt ähnlich.
| Phase | Inhalt | Dauer |
|---|---|---|
| Demo-Produkt | Ihr Ablauf als Demo, ohne Vertrag | vorab, kostenlos |
| Testwoche | Projekt live, eingerichtet von uns, Rückmeldungen aus dem Alltag | 1 Woche, 245 Euro |
| Paket | Hosting, Updates, Support, Entwicklungszeit pro Monat | laufend, monatlich |
Wie Sie das Team mitnehmen
Software verändert Arbeitsabläufe, und Veränderung weckt Fragen. Beziehen Sie die Mitarbeitenden früh ein: Laden Sie sie zu den Gesprächen ein, zeigen Sie das Demo-Produkt und fragen Sie nach Sonderfällen. Wer mitgestaltet hat, nutzt das System später lieber. Erklären Sie außerdem, was sich für den Einzelnen ändert, etwa dass das Abschreiben von Daten wegfällt. So entsteht Akzeptanz, die sich nicht anordnen lässt.
Woran Projekte scheitern
Einführungsprojekte scheitern selten an der Technik. Häufig wiederholen sich diese Ursachen:
- Das Ziel bleibt vage, deshalb gibt es keinen Maßstab für den Erfolg.
- Die Mitarbeitenden, die täglich mit dem System arbeiten, werden zu spät eingebunden.
- Der Umfang wächst während des Projekts, ohne dass Zeit und Budget angepasst werden.
- Daten werden unbereinigt übernommen und führen am ersten Tag zu Fehlern.
- Nach dem Start fehlt jemand, der das System betreut und weiterentwickelt.
Jeder dieser Punkte lässt sich vorab adressieren. Die Checkliste oben ist dafür gedacht, diese Lücken zu schließen, bevor das Projekt beginnt.
Wie wir bei BusinessStack vorgehen
Wir setzen diese Checkliste im Demo-Produkt und in der Testwoche um: Wir lernen Ihre Abläufe kennen, zeigen sie in einem kostenlosen Demo-Produkt und gehen in der Testwoche live. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Projekt steht, schreiben Sie uns über Kontakt.